西安开放大学
关于进一步规范开放教育毕业生档案办理工作的通知
各办学单位:
毕业生档案是学生学籍、毕业的重要证明资料,是对学校、社会和个人具有保存、证明使用价值的历史记载。档案资料填写是否规范,体现了我校学籍管理工作的水平。为进一步做好此项工作,现通知如下:
一、毕业生档案办理程序
1.各办学单位在毕业审核通过后两周内,到学籍管理办公室领取毕业生登记表,组织、指导学生按照要求认真填写,检查填写是否规范、完整,并签署毕业鉴定。
2.打印毕业生成绩单。
3.根据学籍管理办公室发布的通知,集中到省校领取毕业证书并进行档案资料审核盖章。
4.密封学生档案。封档案前要认真审核毕业生档案各项材料是否齐全,确保无遗漏。
5.通知学生领取毕业证书及档案。学生领取毕业证书及档案时必须签字存档。
二、毕业生登记表的填写
1.毕业生登记表须由毕业生本人如实填写,填写时一律用钢笔或签字笔(蓝色或黑色)填写,字迹要清楚,不能有涂改。
2.表内所列栏目,须全部填写,不留空白,具体填写内容参看登记表上印制的填表说明。
3.各办学单位签署毕业鉴定,必须对学生有客观评价内容,不能使用“同意毕业”、“准予毕业”等结论性字样。
4.填表时间应与毕业时间一致:分部审核日期,春季毕业填XXXX年1月10日、秋季毕业填XXXX年7月10日;国开审核日期,春季毕业填XXXX年1月20日,秋季毕业填XXXX年7月20日。
三、毕业生档案材料内容
开放教育毕业生档案应装材料如下:
(1)国家开放大学学生报名登记表;
(2)国家开放大学入学通知书;
(3)国家开放大学毕业生登记表;
(4)毕业生成绩单;
(5)毕业生在学期间奖励、处分及撤销处分决定
(6)本科还需学生毕业设计(论文)评审表或记载毕业论文题目及成绩的材料。
四、工作要求:
1.各办学单位要高度重视开放教育毕业生档案办理工作,严肃认真、规范操作,做到当季毕业生毕业证书及档案资料全部办理、及时发放,并做好领取登记。
2.各办学单位需对毕业证书及档案资料的发放工作进行监督管理,对经手的离职人员须提前做好交接手续,避免证书及档案资料错发或遗失。
西安开放大学
教务处
2021年6月17日